Upphandlingsbevakning: så hittar ni rätt offentliga upphandlingar

Vad är upphandlingsbevakning?

Upphandlingsbevakning innebär att man löpande håller koll på vilka upphandlingar kommuner, regioner, myndigheter och offentligt ägda bolag annonserar – och får besked när något dyker upp som passar det man säljer. Man kan göra det för hand genom att söka i annonsdatabaserna varje dag, eller låta en bevakningstjänst göra jobbet och skicka träffarna med e-post.

För ett säljteam handlar det i praktiken om tre saker: att inte missa en relevant affär, att slippa läsa hundratals irrelevanta annonser, och att få veta om upphandlingen så tidigt att det går att skriva ett bra anbud.

Var annonseras offentliga upphandlingar i Sverige?

Det finns ingen enda plats där allt samlas. Upphandlingar ska annonseras i en registrerad annonsdatabas, och det finns flera sådana. De största upphandlingarna – de som ligger över EU:s tröskelvärden – publiceras dessutom i EU:s gemensamma databas TED.

• TED (Tenders Electronic Daily) – EU:s annonsdatabas. Här finns alla större upphandlingar, och här publiceras också vem som vann och till vilket värde.
• Svenska annonsdatabaser – till exempel e-Avrop, Kommers Annons, Clira och Mercell TendSign. Här finns även de mindre upphandlingarna som aldrig når TED.
• Köparnas egna upphandlingsplaner – många kommuner och regioner publicerar vad de tänker upphandla det kommande året, långt innan annonsen kommer.

Den som bara bevakar en källa missar alltså en del av marknaden. Tenderradar hämtar annonser från TED, e-Avrop, Clira och Kommers varje morgon och slår ihop dubbletter, så att samma upphandling bara visas en gång.

Så lägger ni upp en bevakning som fungerar

1. Utgå från sortimentet, inte från branschen

En bevakning på "städ" ger allt från städtjänster till sanering. Dela i stället upp det ni säljer i tydliga kategorier – till exempel städmaskiner, städmaterial och serviceavtal – med egna sökord för varje.

2. Kombinera sökord och CPV-koder

Varje upphandling klassas av köparen med CPV-koder, ett gemensamt europeiskt kodsystem. Koderna fångar upphandlingar där era sökord inte står i rubriken, medan sökorden fångar det som köparen klassat fel. Använd båda, och lägg till uteslutande ord för det som brukar ge felträffar.

3. Bevaka det som inte är annonserat än

När annonsen väl är ute är kraven redan skrivna. Planerade upphandlingar och avtal som snart löper ut visar var nästa affär kommer – och ger tid att prata med köparen medan underlaget fortfarande tas fram. Avtal löper ofta på fyra år inklusive förlängningar, så dagens tilldelning är nästa upphandling om några år.

4. Gör något av varje träff

En bevakning som bara fyller inkorgen hjälper ingen. Ge varje upphandling en status, en ansvarig och ett nästa steg – eller markera den som inte relevant, så att bevakningen blir träffsäkrare över tid.

5. Lär av det som redan är avgjort

Tilldelningarna visar vilka som brukar vinna hos en köpare, hur många anbud som kom in och vad det vinnande anbudet var värt. Det är det bästa underlaget för att välja vilka upphandlingar som är värda tiden.

Det här gör Tenderradar åt er

• Alla källor på ett ställe – TED, e-Avrop, Clira och Kommers, uppdaterat varje morgon.
• Era egna kategorier med sökord och CPV-koder som föreslås automatiskt.
• Morgonmejl kl. 05 med nya upphandlingar överst, sista anbudsdagar och era nästa steg.
• Forecast över avtal som löper ut, med påminnelse om när det är dags att ringa köparen.
• Konkurrenter, prisnivåer och vinstchans byggda på avgjorda upphandlingar flera år bakåt.
• Arbetsytor där teamet driver anbuden från intressant till inlämnat.

Vill ni veta vad orden i annonserna betyder finns en ordlista för offentlig upphandling.

Vanliga frågor